Um dos principais erros que as empresas cometem é não fazer a previsão de custos na sua manutenção. O setor de manutenção é um fator decisório no sucesso da empresa, portanto gerir, rastrear ou controlar os custos reais é essencial para evitar surpresas inesperadas

Não basta apenas saber se há estoque, equipe ou se a produção está preparada para a interrupção. A previsão de custos de manutenção é um processo importante para empresas que desejam manter suas operações funcionando sem complicações. Ao projetar os custos futuros de manutenção, as empresas podem garantir que tenham recursos suficientes para manter seus ativos em boas condições. Isso pode ajudar a evitar interrupções da produção, perda de receita e danos aos ativos. Alguns exemplos de pontos importantes para fazer a previsão: 
- Mão de obra
- Peças (em estoque)
- Terceirização
- Parada de produção

Outro ponto importante é fazer a previsão de custos somente após ter concluído o plano de manutenção. Caso for feita antes, poderá precisar de ajustes, visto que pode haver alguma alteração no plano de manutenção. 

Existem dois motivos principais que dificultam a realização da previsão de custos, o excesso de demandas atrelado com a falta de indicadores de manutenção que faz com que o gestor tenha dificuldades para apurar os custos de manutenção, e a falta de um software adequado para fazer a gestão de manutenção.

Quais são os custos da manutenção?
Alguns dos custos podem ser custo com ferramentas, custo com materiais de reposição (peças e material), custo relacionado a depreciação do equipamento, ou até custo não programado. Os custos de manutenção podem ser divididos em diretos, indiretos e induzidos.

- Diretos: Os custos diretos se referem aos recursos destinados ao serviço de manutenção, como custo com a mão de obra, custo com ferramentas e custo com peças de reposição, que são custos do dia a dia da empresa.

- Indiretos: Os custos indiretos da manutenção estão relacionados à depreciação do equipamento, ou seja, sua perda de valor relacionado ao seu tempo de uso. Outro fator que gera custos indiretos é a parada de máquinas.

- Induzidos: São provenientes de custos extras não programados como erros da manutenção, atrasos nas atividades por falta de mão de obra, materiais devido à má gestão, desperdícios (recursos ou tempo), dentre outros.

Como calcular os custos de manutenção?
Para fazer este cálculo é necessário ter algumas informações como os valores de hora trabalhada da equipe de manutenção e hora extra quando houver, a disponibilidade da equipe, quanto determinada máquina produz por hora para que, em caso de parada possa estimar a perda de produção e também quanto custa cada peça e material para reposição ou manutenção. Com estas informações, a empresa pode realizar o controle de custos. Obviamente, é necessário um trabalho minucioso para que não hajam erros ou falta de algum custo durante o processo de previsão.

Benefícios da previsão de custos da manutenção
Com uma previsão de custos bem estruturada, é possível criar transparência nos custos operacionais, facilitando a tomada de decisões efetivas para gerenciar os custos da manutenção. Além disso, reduz as surpresas desagradáveis nos relatórios financeiros.

Relatórios e Indicadores
Para que todos os custos possam ser corretamente analisados e estimados, cabe à empresa ter diversos relatórios e indicadores, que possam ser extraídos periodicamente. Alguns exemplos de indicadores:
- MTBF – Mean Time Between Failures ou Tempo Médio Entre Falhas
- MTTR – Mean Time Between Repair ou Tempo Médio Entre Reparos
- Disponibilidade de máquinas
- Confiabilidade
- Custo por tipo de manutenção (preventivas, corretivas, preditivas ou outros)
- Custos com estoque
- Custos com Homem-Hora

Entendendo a importância de ter um controle sobre os gastos de manutenção, e compreendendo como fazer o controle de forma eficiente, é necessário também uma ferramenta para realizar este controle. Com o SISMETRO, é possível gerenciar não só os custos, mas todo o processo de manutenção, designando solicitações de serviço, criando planos de manutenção, anexando peças e componentes, entre várias outras funções que irão agilizar e gerenciar o processo de manutenção.