A implementação de um CMMS parece ser simples, mas impressionantes 70% das implementações falham. Por pensarem que é fácil usar um novo software, as empresas abrem mão de algumas estratégias cruciais durante o planejamento e implementação de um CMMS.

Durante a implementação de um novo CMMS as equipes de manutenção encontram alguns desafios, como:

Dificuldade na instalação e atualização do software
Os softwares CMMS geralmente são instalados no local e exigem um alto nível de envolvimento da equipe interna. O processo de implementação geralmente é realizado em etapas, começando com a instalação do software em servidores locais e terminando com a migração de dados. Depois que o software for implementado, as atualizações serão lançadas regularmente e caberá à equipe interna instalá-las. Isso pode exigir um tempo e recursos significativos, portanto, é importante considerar o impacto potencial da implementação de um software CMMS antes de tomar uma decisão.

Complexidade do software
A complexidade de alguns sistemas CMMS pode tornar o uso difícil para a equipe, o que torna o treinamento mais desafiador. Em alguns casos, a curva de aprendizado pode frustrar a implementação. Ainda que a implementação seja feita de forma calma, sem pressa, ainda é necessário treinamento. Além disso, muitos dos recursos incluídos no software podem nem ser usados, o que pode diminuir o custo-benefício do sistema. Apenas cerca de 6% a 15% dos usuários de CMMS utilizam seu sistema em sua capacidade máxima.

Requisitos de infraestrutura
Para que o CMMS possa ser utilizado, é necessário ter uma boa estrutura de TI, para que suportar o CMMS. Em alguns casos, será necessário fazer atualizações na estrutura de TI da empresa para conseguir usar plenamente o CMMS. Muitos softwares de gestão necessitam conexão com a internet (não é o caso do SISMETRO), portanto é necessário ter uma conexão estável para que o software seja usado constantemente de forma segura. Ou até mesmo, se as equipes de manutenção podem se frustrar pela conexão ser lenta, acarretando uma possível resistência do uso do software.

Treinamento
É necessário instruir todas as equipes e colaboradores a usar o CMMS. Esse processo pode ser lento, mas se não for feito, existe uma grande chance da implementação falhar. Desde as funcionalidades do sistema e como usá-lo, até as regras e práticas de conduta devem ser ensinadas e aplicadas as equipes e aos colaboradores.

Veja como é possível superar os desafios da implantação com as práticas corretas:

Foco na manutenção proativa: Sem uma estratégia de manutenção sólida, o CMMS será pouco mais que um sistema de gerenciamento de ordens de serviço. Para ser realmente eficaz, é necessário ter uma abordagem proativa para a manutenção das instalações e equipamentos. Uma boa maneira de adotar a manutenção proativa é fazer isso aos poucos, e conforme as equipes vão se acostumando, adicionar a todos os ativos.

Definir objetivos: Desde manter os equipamentos funcionando constantemente, aumentar a vida útil dos ativos ou melhorar a eficiência da equipe de manutenção, são bons exemplos de objetivos para seguir. Definir um ou mais objetivos diminui a dificuldade em seguir um caminho, visto que a utilização do CMMS terá foco em algo específico. Esses objetivos ajudarão a determinar se houve sucesso na implementação.

Implementação em conjunto: É necessário que o processo de implementação seja completo e bem definido, de forma a ter um plano a ser seguido. Alguns pontos importantes para esse plano podem ser: 
- Como os dados serão coletados e inseridos no sistema.
- Como a infraestrutura de TI será padronizada.
- Quais fluxos de trabalho a equipe de manutenção e outros colaboradores deverão seguir.
- Quem irá executar cada tarefa.
Para que os pontos do plano de implementação sejam seguidos, é necessário a colaboração de todos, facilitando a implementação.

Treinamento: Um bom treinamento é essencial para a equipe de manutenção e colaboradores, para que saibam o que fazer quando usarem o CMMS, caso ocorra algum erro, saber como corrigi-lo e principalmente, usar o software de forma eficiente.

Utilize o suporte do provedor do CMMS: Os melhores provedores de CMMS terão uma boa equipe de suporte para auxiliar os usuários. Além de auxiliar no suporte técnico, a maioria também disponibiliza recursos adicionais, como guias e documentos de explicação sobre o software.

Adesão de todos os níveis da empresa: Desde a equipe de manutenção até os administradores, todos devem utilizar o sistema e saber como utilizá-lo. Isso é vital pois fortalece a ideia de necessidade da implementação e mostra que todos estão comprometidos com a utilização do CMMS. Além de gerar confiança entre as equipes e colaboradores, visto que todos utilizam o CMMS, gerando familiaridade com o software.

Acesso móvel: Em última análise, um sistema de software fácil de usar e fácil de implementar tornará o processo muito mais suave e eliminará muitos dos obstáculos que podem impedir a implementação. Os sistemas CMMS móveis e hospedados evitam grandes dificuldades que o software local costuma acarretar, melhorando as chances de que a implementação seja bem-sucedida.

Dadas as informações acima, é nítida a necessidade de manter a calma e planejar a implementação do CMMS. O SISMETRO possui dois adicionais: o software não necessita instalação, ou seja, é acessado pelo próprio navegador. Além de possuir um aplicativo para dispositivos móveis, para que os técnicos e equipes de manutenção possam realizar seus serviços até mesmo sem conexão.